「人による作業でミスが多い...。」「事務処理で１日の業務が終わってしまう…。」とお悩みではありませんか？オフィスでよく耳にするこれらの悩みは、RPA化することで解決できるかもしれません。RPA化は人手不足問題を軽減し、生産性の向上も可能にします。
この記事ではRPA化を成功させる効果的な導入のポイントと注意点を踏まえてわかりやすく解説します。RPA化を考えている企業のご担当者は参考にしていただければ幸いです。
目次 ：
働き方改革の推進
少子高齢化による労働力不足
DX推進
生産性が向上する
コストが削減できる
ヒューマンエラーを削減できる
注文書などの書類作成業務
データの転記業務
売上集計業務
現状の業務を整理する
業務の自動化範囲を検討する
ツールを導入する
修正・改善を行う
社内の運用体制を明確にする
導入支援のサポートを受ける
スモールスタートで導入する
『Eye“247” Work Smart Cloud』でできるRPA化を支援する機能
業務可視化による作業内容と時間の把握
■ RPA化とは
RPAはRobotic Process Automationの略語で、ロボットによる業務の自動化を指します。ロボットと聞くと、工場で稼働する産業用ロボットを想像する人が多いかもしれませんが、RPAはPCなどの内部で働く、目には見えないロボットです。
RPA化とは、PCなどで行う業務を、RPAツールを活用して自動化することをいいます。人が担当していた作業をRPAが自動的に行うため、ミスの防止や労働生産性の向上が可能です。
■ RPA化が注目される背景
RPA化による業務の自動化が注目されている背景として、以下の3つが挙げられます。
|
それぞれ確認していきましょう。
働き方改革の推進
RPAは、人が行っていた単純な定型作業を自動化できるツールです。
働き方改革の課題である長時間労働の改善につながると期待されています。
単純な定型作業に人が時間を取られるのは、生産性が高いとは言えません。RPA化により業務を自動化できれば、人の役割をより集中すべき基幹業務に移すことができるので、生産性が高まります。
少子高齢化による労働力不足
日本は少子高齢化の影響により、今後、労働力不足が懸念されます。人が行う業務を代替できるRPAは労働力不足を補うツールとして注目されているのです。
RPAは人と違い、24時間365日休まずに稼働することができます。RPA化が進めば、少ない労働力でも高い生産性を実現できるでしょう。労働力不足に悩む企業はRPA化を積極的に取り組むべきであると考えられます。
DX推進
日本企業ではIT化による事業形態や構造を変革させるDXが進んでいます。今後、DXを実現できない企業は、競争から脱落していくかもしれません。
RPAはDXを推進するためのIT化に欠かせないツールです。
社内の単純業務をロボットに任せて、人は基幹業務に徹する社風をつくることで、DX化が促進されます。競争力を高めるためにもRPA化は必須だといえるでしょう。
■ RPA化のメリット
RPA化は職場にさまざまなメリットをもたらします。主なメリットは以下のとおりです。
|
どのようなメリットがあるかそれぞれ確認しましょう。
生産性が向上する
RPA化を実現できれば、人が単純な作業ではなく基幹業務に集中できます。
例えば、営業職の人が事務作業に１日４時間かかっていたとしましょう。RPA化で４時間かかる事務作業を自動化できれば、その時間を他の業務に充てることができます。新規顧客へのアプローチやマーケティング施策の検討など、営業本来の仕事に集中できるので、事務作業に時間をとられていた頃と比べて生産性の向上が期待できます。
コストが削減できる
RPA化は社内で発生するコストが削減できるのもメリットの1つです。
単純な定型作業は人が行うと時間がかかる上にミスが起きてしまう可能性もあり、ミスを取り戻すための余計なコストも掛かります。また、その作業を行う人を採用するコストや教育費用も発生します。人が作業を行う場合、勤務時間内に終わらなければ、残業代も発生するでしょう。
RPA化ができれば、これらのコストをまとめて削減可能です。最終的にはツールの導入やサポート料金との費用対効果になりますが、多くの場合がコスト圧縮につながります。
ヒューマンエラーを削減できる
人は長時間作業していると疲れから集中力が低下してしまい、作業精度が落ちていきます。そうなると、いつも行っている作業が抜けてしまったり、普段していないことをしてしまったりとヒューマンエラーが発生します。
RPAは常に一定の動作を行うため、動作の過程においては、ミスが発生しません。
定型作業であればRPA化で業務品質を一定にできるため、ヒューマンエラーを削減できます。
■ RPA化により効率化できると考えられる業務事例
RPA化は企業でさまざまな業務に適用できます。中でも導入効果が高い業務は以下のとおりです。
|
どれも人が作業すると時間がかかり、ミスが起きやすい業務です。それぞれRPA化でどのように改善されるのか確認してみましょう。
注文書などの書類作成業務
仕入先への注文書などの書類作成は、ほとんどの企業で行われる業務です。多くの場合が毎日同じような注文書を発行しているため、RPA化に適した業務だといえるでしょう。
客先からの注文書をOCRなどで読み込み、必要な情報をデータベースなどから検索して、仕入れ先への注文書に落とし込むという作業は、RPAを使えば比較的簡単に自動化できます。
同様に請求書や交通費の精算書の書類作成もRPA化に適した業務だといえるでしょう。
データの転記業務
データの転記は人が行うことでミスが起きやすい業務です。RPAであれば複数のアプリケーションをまたいでの作業もできるため、例えば以下の流れで業務を行うことができます。
|
RPAであればオフィスソフトに限らず、PCやサーバー内にあるすべてのシステムを使用できます。マクロと組み合わせての使用も可能なので、自動化の幅が広いといえるでしょう。
売上集計業務
売上や粗利などの集計業務は単純作業であり、RPA化に適した業務です。
営業管理ツールを導入しているものの、売上や粗利の集計は手動で行っている企業も多いと思います。人が行うことによって、集計やグラフ化にバラつきがあることも多いでしょう。
RPA化で一度シナリオを作ってしまえば、人が集計業務を行うことから解放されます。グラフ化まで自動的にRPAで行うことにより、情報を常に見える化することも可能です。
■ RPA化の進め方について
RPA化はただツールを導入すればよいというわけではありません。以下の手順で進めるのがよいでしょう。
|
それぞれのステップごとに解説していきます。
現状の業務を整理する
まずは全ての業務の現状を把握しましょう。業務の棚卸を行うことで、そもそも不要な業務が出てくるかもしれません。
必要な業務がピックアップできれば、業務毎にどれだけの人手がかかっているのかを数値化することが大切です。可能であればグラフにして、誰が見てもわかる状態にしておくことをおすすめします。
業務の自動化範囲を検討する
現状の整理ができれば、具体的にRPA化できる業務を検討します。ここで重要なことは、何でもRPA化できると思わないことです。RPAは、統一的で定型的に繰り返し行う業務の自動化に向いています。
例えば、前述した注文書の作成業務であっても、注文書が相手方のフォーマットで不統一などの場合は、RPAで対応できない可能性があります。
RPA化できない業務は、きっぱりと諦めて、人手による業務効率を検討しましょう。
ツールを導入する
自動化する業務の範囲が決まれば、いよいよツールを導入していきます。
RPAのツールは数多く存在しており、どのツールを選べばよいかわからないという人も多いと思います。まずはお試しで導入できるツールを選ぶことが大切です。代表的な業務のシナリオをつくってみて、実際に動かしてみましょう。
中にはシナリオ作成のサポートをしてくれるRPAベンダーも存在します。初めてRPAを導入する企業はサポートを積極的に活用するといいかもしれません。
修正・改善を行う
ツールを導入した後は、常に修正と改善を行います。
RPAは業務を自動化できる優れたツールですが、万能ではありません。例えば、画面上の元データの位置やファイル名や保管場所先フォルダなどが変わるとエラーとなることがあります。このような場合に、冷静になって修正と改善ができなければ、RPA化を軌道に乗せることは難しいかもしれません。
RPA化においては、RPAがより効果を発揮できるよう、常に業務改善を考えて対応していくことが大切です。
■ RPAを導入する際の成功のポイントと注意点
RPR化を成功させるためには以下のポイントと注意点を守ることが大切です。
|
それぞれのポイントを確認していきましょう。
社内の運用体制を明確にする
RPA化は多くの部門を横断して行うことで、真の価値を発揮します。しかし、関係者全員がRPAツールを使いこなそうとするのは現実的ではありません。
シナリオの作成、改善や修正には一定のプログラミングスキルが必要です。まずは社内や部署でRPAに長けた人材を育成しましょう。
実際にRPAを運用していくと、課題や新たにシナリオ化したい業務がでてくると思います。その際に、誰に相談すればよいか運用体制を明確にしておくことで、より効率的なRPA化が可能です。
導入支援のサポートを受ける
社内でRPAに長けた人材を育成できたとしても、エラーが解決できなかったりシナリオが修正できない場合もあるかもしれません。その際は導入支援のサポートを受けるようにしましょう。
RPAベンダーの中には、定期的なセミナー開催や軌道に乗るまでのサポートを実施している業者があります。RPAのプロの支援を受けることができれば、社内のRPA化が前進するといえるでしょう。
RPAを導入する前に、手厚いサポートが受けられるかどうか、事前に確認しておくことが大切です。
スモールスタートで導入する
失敗例でよく耳にするのが「RPAで自動化できると思っていた業務が自動化できなかったから諦めた」ということです。RPAに期待しすぎて、結局導入できない事例が多く存在します。
今後の労働力不足やDX推進に向けて、RPAは積極的に取り入れるべきツールです。30分で終わる簡単な業務から良いので、スモールスタートさせて、まずは成功体験を重ねましょう。
RPA化による成功体験を得ることができたら、この業務も、あの業務も、もしかしたら「自動化できるかもしれない」と、様々なアイデアが浮かんでくるかもしれません。
社内にRPA化の文化が根付けば、次第に対応できる業務が広がるはずです。結果的に、自社にあった業務効率化が可能になることでしょう。
■ 『Eye“247” Work Smart Cloud』でできるRPA化を支援する機能
Eye“247” Work Smart Cloudは、業務可視化、IT資産管理、セキュリティ対策、情報漏えい対策などテレワークの課題を幅広く解決できる生産性向上ツールです。
今回は、Eye“247” Work Smart CloudのRPA化を支援する機能をご紹介します。
業務可視化による作業内容と時間の把握
社員毎に業務の内容を把握することができます。
RPA化できそうな業務を見つけ、どういうプロセスで作業しているのか、また、１日どれくらい手がかかっているのかを時間単位で計測できます。RPA化前後の比較も可能なので、導入効果の検証もできます。
また、残業が多い社員の業務を見直すことで、もしRPA化できる業務を発見することができれば、残業時間の短縮、残業コストの削減も可能になるでしょう。
『Eye“247” Work Smart Cloud』は、この他にも多くの機能を備えており、「業務分析」「IT資産管理」「情報漏えい対策」「セキュリティ対策」の4つの切り口で、テレワークにおけるさまざまな課題を解決・支援します。
■ まとめ
社内の単純な定型作業を自動化できるRPAは、労働力不足や生産性向上に悩む企業の救世主となる存在です。効果的なRPA化ができれば、人の役割を集中すべき基幹業務に移すことができ、生産性向上と働き方改革にもつながるでしょう。
これからの時代は人とロボットが共存して、より生産性を高めていくことが求められます。RPA化は社内のDX推進のきっかけにできる存在です。ぜひ前向きに活用を検討してみてください。